Assistant email IA et RGPD : 6 questions à poser avant de l'installer

1 et 2 : l'accès et l'hébergement

L'accès est-il en lecture seule ? Lors de la connexion à Gmail ou Outlook, l'écran d'autorisation liste les droits demandés. Lire n'est pas la même chose qu'envoyer ou supprimer. Un outil qui t'aide à prioriser n'a pas besoin d'envoyer des messages à ta place : moins de droits, moins de risques.

Où sont stockées les données ? Le RGPD encadre les transferts de données personnelles hors de l'Union européenne. Un hébergement dans l'UE ne règle pas tout, mais il simplifie beaucoup la discussion avec un client ou un DPO. Demande aussi où tourne le modèle d'IA qui lit tes messages, pas seulement où est la base de données.

3 et 4 : le contrat et les sous-traitants

Existe-t-il un accord de traitement (DPA) ? Quand un éditeur traite des données personnelles pour ton compte, l'article 28 du RGPD impose un contrat qui fixe ses obligations : finalité, sécurité, confidentialité, sort des données à la fin du contrat. Un éditeur sérieux le met à disposition sans négocier pendant des semaines.

Qui sont les sous-traitants ? Hébergeur, fournisseur du modèle d'IA, outil d'envoi d'emails : chacun voit une partie des données. La liste doit être publique, avec le rôle et le pays de chacun.

5 et 6 : l'entraînement et la suppression

Mes emails servent-ils à entraîner un modèle ? C'est la question que les clients posent le plus. La réponse doit être écrite noir sur blanc dans la politique de confidentialité ou le DPA, pas seulement dans une FAQ commerciale.

Puis-je tout supprimer, vraiment ? La suppression du compte doit effacer les emails importés, les index de recherche et les données dérivées (résumés, tâches, souvenirs de l'assistant). Demande le délai et ce qui reste éventuellement, par exemple dans les sauvegardes.

Les réponses de Virtus Lever

Virtus Lever se connecte à Gmail, Outlook ou IMAP en lecture seule. Les données sont hébergées en Europe. Un accord de traitement (DPA) est disponible et la liste des sous-traitants est publique.

Aucun email n'est utilisé pour entraîner un modèle externe, et la suppression du compte efface tes données. Lever lit tes messages pour une seule raison : en extraire les actions à faire, les classer et te dire par laquelle commencer.

Pose ces six questions à tous tes outils, pas seulement au nôtre. Pour comparer les assistants eux-mêmes, lis notre guide quelle IA pour trier ses mails.